Daca vreti sa stiti cat de mult spatiu pe server va ocupa o arhiva electronica trebuie sa urmati urmatorul calcul:
1 metru liniar de arhiva = (aprox.) 30 dosare
1 dosar = (aprox.) 200 file
Asa deci 1 metru linar de arhiva = (aprox.) 6000 file
Scanarea documentelor se poate face la o calitate mai buna sau mai slaba:
- daca scanam la calitate mai slaba, imaginea documentului va contine mai putin culori si va ocupa mai putin spatiu pe server. Cea mai mica dimensiune la care puteti scana este de 1 bit per pixel, ceea ce inseamna ca vom obtine imagini doar in alb si negru, fara nuante de gri. In acest caz o pagina ocupa ~2Kb.
- daca scanam la calitate mai buna, imaginea documentului va contine mai multe culori (deci la consultari si imprimari ulterioare ale copiei electronice) vom obtine o calitate mai buna. Asta insa inseamna ca va ocupa mai mult spatiu pe server. O imagine scanata color poate sa ocupe pana la 200Kb, adica de aproximativ de 100 de ori mai mult! Evident exista si varianta cu scanarea in nuante de gri, care ar trebui sa ocupe aprox. 50Kb.
Acestea fiind spuse, sa revenim la calcule:
- La scanare de 1 bit pe pixel, 1 metru liniar de arhiva = 6000 file = 12000Kb = 11.7 Mb, adica o nimica toata.
- Acelasi metru liniar de arhiva, daca e scanat in nuante de gri va ocupa de 25 de ori mai mult: 6000 file x 50Kb = 300000kb = 293Mb
Daca avem o arhiva de 100 metri liniari (ceea ce nu e exclus deloc daca vorbim de o firma mare sau o institutie) vom avea:
- La 1 bit per pixel, 100 metri liniari arhiva = 600000 file = 1171Mb = 1.14Gb
- La scanare in nuante de gri, 100 metri liniari = 600000 file = 28.6Gb
La dimensiunea arhivei mai trebuie sa adaugam dimensiunea indecsilor introdusi manual + indexarea automata pentru cautare in text (full text search). In total acesti indecsi, impreuna cu jurnalele de audit al accesului la arhiva pot mari spatiul ocupat de arhiva de 2 pana la 3 ori.
Si totusi, costul inchirierii unui server care sa stocheze 100Gb de arhiva este de ordinul a cateva (putine) sute de euro pe luna.
Pe voi cat va costa in schimb stocarea a 100 metri liniari de arhiva la sediul firmei?