Category Archives: studiu de caz

Interfata utilizator registratura electronica

Posted on by
Reply

Astazi va prezint interfata utilizator pe care am creat-o aplicatiei de registratura electronica si secretariat. Daca ati ratat partea 1 a articolului o gasiti aici.

Fereastra „Intrare document”

clip_image002

Figura 1: Fereastra „Intrare document”

La introducerea unui document nou primit de la cineva se vor introduce lucruri precum data receptiei, data si numarul de la expeditor, persoana sau departamentul caruia ii este adresat acest document. Cel care primeste documentul va primi automat o sarcina din partea sistemului care il notifica. Daca e cazul, documentul poate fi alocat din start mai multor responsabili. Tabelul 1 de mai jos detaliaza toate campurile ferestrei:

Tabelul 1: Câmpurile din fereastra „Document de intrare”

Câmp Descriere
Data intrare Data înregistrării documentului de intrare.
Număr de legătură Numărul documentului de care este legat documentul de intrare.
Număr expeditor Numărul alocat de către expeditorul documentului d eintrare.
Data expeditor Data documentului de la expeditor.
Mod primire Modul în care a fost primit documentul.
Expeditor Numele expeditorului documentului de intrare.
Rezumat document Conţinutul pe scurt al documentului.
Responsabil – Departament Departamentul pentru care se va crea sarcina.
Responsabil – Persoană Persoana pentru care se va crea sarcina.

La salvarea documentului, acestuia i se va aloca un număr dintr-o serie de numere selectată în funcţie de anul corespunzător câmpului Data intrare. O fereastra de informare (figura 2) va anunţa utilizatorul ce număr de înregistrare a primit documentul. Tot de aici utilizatorul are posibilitatea să scaneze documentul sau să-l importe ca fisier de pe disc.

clip_image004

Figura 2: Fereastra de informare

Fereastra „Ieşire document”

clip_image002[8]

Figura 3: Fereastra „Ieşire document”

Fereastra „Ieşire document” (figura 5.3) va conţine câmpurile ce trebuie completate la înregistrarea unui document care este trimis catre o alta persoana fizica sau juridica.

La fel ca la documente intrate, la salvare documentului i se va aloca un numar unic, dupa care acesta va putea fi scanat sau importat.

Câmpurile ferestrei sunt descrise în tabelul 2:

Tabelul 2: Câmpurile din fereastra „Ieşire document”

Câmp Descriere
Data document Data înregistrării documentului de ieşire.
Număr de legătură Numărul documentului de care este legat documentul de ieşire.
Data expediere Data expedierii documentului de ieşire.
Nume destinatar Numele destinatarului documentului de ieşire.
Mod expediere Modul în care se expediază documentul.
Expeditor – Departament Departamentul care trimite documentul.
Expeditor – Persoană Persoana care trimite documentul.
Rezumat document Conţinutul pe scurt al documentului.

Secţiunea „Căutare document”

Pentru căutarea unui document, se completează câmpurile de căutare, după care se apasă pe butonul „Căutare”. Vezi figura 4 pentru imaginea exactă a câmpurilor de căutare.

clip_image002[11]

Figura 4: Căutare documente

Cautarea documentelor se face dupa toate campurile disponibile. Printre altele, aceasta interfata permite angajatilor sa-si planifice activitatea si sa vada ce sarcini au de indeplinit astazi, saptamana curenta sau luna curenta; ce sarcini sunt in intarziere si ce sarcini au fost finalizate.

Registratura electronica

Posted on by
1

Incepand cu articolul de astazi voi prezenta un studiu de caz despre cum am implementat registratura electronica la un client de-al nostru. Subiectul fiind ceva mai vast, va fi tratat in mai multe postari.

Ce este registratura electronica

Registratura este acea parte a unui secretariat prin care trec toate documentele care intra si ies dintr-o companie/institutie si unde sunt inregistrate si numerotate unic. Documentele de intrare (primite) sunt redirectionate catre persoana sau departamnetul potrivit, iar documentele de iesire (trimise de catre companie) sunt expediate de catre cei de la registratura.

La registratura poti afla informatii precum, cate documente s-au primit/emis intr-o perioada, catre cine/de la cine, ce documente s-au primit si asteapta raspuns, care este documentul de raspuns aferent unui document receptionat, cum au fost primite/expediate documentele, etc.

Registratura operează cu două tipuri de documente:

  1. Documente intrate
  2. Documente ieşite.

Lucrul cu documente de intrare

Pentru documentele intrate, înregistrate la registratură, documentele vor parcurge trei etape:

  1. În aşteptare – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
  2. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
  3. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 1 de mai jos ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

clip_image002

Figura 1. Etapele de lucru asupra unui document de intrare

Documentele de intrare înregistrate de către secretariat intră automat în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisă în capitolele ulterioare.

Lucrul cu documentele recepţionate pe fax

Pentru documentele intrate recepţionate pe fax documentele vor parcurge patru etape:

  1. Preluat – documentul a fost recepţionat pe fax şi a fost preluat de către sistem.
  2. În aşteptare – documentul a fost înregistrat de către secretariat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
  3. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
  4. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 2 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

clip_image004

Figura 2. Etapele de lucru asupra unui document de intrare recepţionat pe fax

De fiecare dată când un document de intrare este primit pe fax, el este preluat automat de sistem şi intră în starea „Preluat”. Pentru documentele aflate în starea „Preluat” utilizatorul de la secretariat trebuie să introducă datele de înregistrare, după care să comute documentul în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisa ulterior.

Etapele de lucru cu documentele ieşite

Documentele ieşite vor parcurge două etape:

  1. De trimis – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie expediat.
  2. Expediat – documentul a fost expediat.

Figura 3 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

clip_image006

Figura 3. Etapele de lucru asupra unui document de ieşire

Când secretariatul înregistrează un document de ieşire, acesta va intra automat în starea „De trimis”. În momentul în care un document de ieşire este expediat efectiv, atunci el va fi trecut de către secretariat în starea „Expediat”.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare.

Interfaţa cu utilizatorul pentru registratura electronica va fi descrisa in articolul de saptamana viitoare.

Cum am pierdut un client baban

Posted on by
Reply

Recunosc aici si acum ca nu am avut doar vanzari “rasunatoare”, “de succes”, catre “jucatori importanti” (nu, nu ma refer la fotbal Smile )

Acum 3 ani am fost solicitati de o mare si importanta institutie publica sa discutam despre o aplicatie de gestiune a mijloacelor fixe. Dupa ce am inchis subiectul initial, stiind ca e vorba de institutie, adica birocratie, adica multa hartie, am deschis si subiectul arhivarii electronice.

Si cum ne ajuta arhivarea electronica pe noi? – am fost intrebat. Pai sa vedeti, zic eu, stiti… documentele pe hartie, le putem scana ca sa le gasiti usor si repede.

Greu cu scanatul, zice doamna cu care vorbeam. E valoare mare, trebuie aprobare, licitatie… E adevarat ca noi editam multe documente pe calculator, dar e complicat cu scanatul.

Si stiti, zic eu, puteti sa aduceti ordine in institutie si fara scanare. Aveti posibilitatea sa arhivati electronic chiar si fisierele pe care le creati dumneavoastra (raspunsurile redactate in word, calculele in excel, etc.) Nu o sa mai aveti mii de fisiere imprastiate pe sute de calculatoare, ci o singura arhiva electronica, ordonata riguros.

Pai nu e cazul, zice doamna, ca noi nu avem multe fisiere.

Pai spuneati ca se editeaza foarte multe documente pe calculator in fiecare zi, ii reamintesc eu.

Asa este, dar noi nu avem multe fisiere cum spuneati dumneavoastra.

Cum vine asta, intreb eu. Creati fisierele, le tipariti si nu le mai salvati pe calculator?

Ba dimpotriva, zice doamna, noi salvam fiecare document pe care-l tiparim, ca sa putem sa-l modificam daca e cazul.

Si cum le salvati daca nu aveti multe fisiere? intreb eu complet contrariat.

Stiti, angajatii nostri au pe calculator un singur fisier word. Atunci cand mai trebuie sa emitem o adeverinta sau ceva, deschidem acel word, mergem la finalul documentului, mai adaugam o pagina si scriem acolo adeverinta.

Ahaaaa, zic eu incepand sa ma luminez, in acelasi timp intunecandu-ma la fata. Cred ca inteleg! Cand tipariti adeverinta, aveti grija sa tipariti pagina 102 si 103, nu-i asa?

Cam asa ceva, zice doamna.

Evident, propunerea mea de a salva fiecare document in cate un fisier separat, care sa fie arhivat electronic a intampinat o puternica rezistenta. Asa ca pur si simplu am lasat balta afacerea cu acest client.