Interviu aparut in Business Standard http://antreprenor.money.ro/controleaza_circuitul_documentelor_in_firma-58668.html

Solutiile de managementul documentelor nu va ajuta doar sa economisiti bani, ba chiar va aduc bani, in plus, in firma. De exemplu, o solutie de aproximativ 25.000 de euro poate aduce unei firme de distributie un plus de profit de 12.500 de euro pe zi, ceea ce inseamna ca valoarea sistemului se amortizeaza in numai doua zile.

In momentul de fata, Marius Vetrici, managing partner la Soft Mentor, companie care ofera solutii de management de documente si arhivare electronica, declara ca gradul de penetrare al solutiilor de managementul documentelor in randul firmelor mici este inca redus in Romania. Potrivit antreprenorului, sistemele de managementul documentelor pot fi asemanate cu niste motoare cu abur. “La fel cum in perioada Revolutiei Industriale motoarele cu abur au inlocuit mare parte din activitatile de productie executate manual, in acelasi mod, in epoca noastra, a muncii bazate pe cunostinte, solutiile de managementul documentelor sunt capabile sa automatizeze si, deci, sa eficientizeze toate activitatile care presupun crearea, manipularea, stocarea si regasirea cunostintelor, adica a documentelor”, spune Vetrici.

Pentru compania de distributie, care primeste comenzi de la clienti, le inregistreaza si apoi livreaza bunurile, solutia de managementul documentelor de aproximativ 25.000 de euro poate fi adaptata pentru a prelua, inregistra si procesa in mod automat comenzile venite pe fax, email, direct de pe internet sau via telefon. “Daca anterior acea firma de distributie era capabila sa primeasca si sa proceseze manual 30 de comenzi pe zi, dintre care, in medie, cinci se pierdeau, pentru ca erau scrise pe foi, ca urmare a automatizarii procesului de receptie a comenzilor, capacitatea de procesare automata a crescut pana la 150 de comenzi pe zi, fara a mai pierde vreo comanda”, explica Vetrici.

Astfel, daca profitul mediu pe comanda este de 100 de euro, diferenta de la 25 la 150 de comenzi onorate pe zi aduce firmei un plus de profit de 12.500 de euro pe zi, iar valoarea sistemului se amortizeaza in numai doua zile, calculeaza fondatorul Soft Mentor.

O astfel de solutie face ordine in miscarea documentelor dintr-o organizatie, datorita capacitatii de a automatiza procesele economice interne. Cea mai simpla varianta a unei astfel de solutii costa 1.500 de euro, insa o implementare complexa poate ajunge la peste 100.000 de euro.

In cazul utilizarii unei solutii de management al documentelor, timpul pentru crearea si gestionarea documentelor va scadea semnificativ. Potrivit producatorului de solutii, daca arhiva fizica de documente se afla in apropiere, productivitatea creste de la doua pana la patru ori. Daca arhiva este stocata la distanta, intr-un depozit specializat, timpul de asteptare pentru gasirea si accesarea unui document scade de la cateva zile la cateva secunde.

Compania de organizare de evenimente M&M Events Vision, care detine site-ul organizaripetreceri.ro, a investit 5.000-6.000 de euro intr-o solutie de management al documentelor. Compania are zece angajati si este prezenta pe piata de doi ani. Potrivit Madalinei Lazarescu, asociat al companiei, folosirea solutiei a imbunatatit capacitatea de organizare a firmei, i-a eficientizat activitatea, a determinat gestionarea mai usoara a documentelor si lucrul mai bun cu termenele limita.

“Principalul avantaj pe care il poate avea o companie, utilizand o astfel de solutie, consta in a avea la indemana un ingredient esential pentru o activitate profitabila – organizarea eficienta. Noi am redus foarte mult timpul de cautare a documentelor, timpii de asteptare intre diversele etape ale organizarii evenimentelor si stresul angajatilor. Prin urmare, am economisit prin crearea conditiilor propice cresterii productivitatii”, precizeaza Lazarescu.

Potrivit acesteia, chiar daca utilizarea programului implica desfasurarea de activitati conexe, cum ar fi scanarea tuturor documentelor si indexarea lor dupa anumite criterii, in acelasi timp, se reduce timpul dedicat cautarii si organizarii activitatilor.

“Oamenii sunt mai eficienti depunand un efort mai mic si isi pot indeplini toate sarcinile inainte de atingerea termenelor limita. Ba chiar pot sa se implice in desfasurarea altor proiecte decat cele alocate lor, lucru care nu era posibil inainte. De cand am implementat sistemul de management al documentelor, am vazut, pentru prima data in cei doi ani de cand functioneaza firma, ordine pe biroul angajatilor”, spune Lazarescu.

Tips&tricks

• Folositi solutiile de managementul documentelor in mod inteligent pentru a automatiza activitatile productive, cele aducatoare de bani. Veti constata ulterior o crestere a incasarilor, ca urmare a eliminarii greselilor de operare si de procesare.
• Utilizarea unei solutii de managementul documentelor va face o firma mai competitiva pe termen mediu si lung. Asta, deoarece implementarea unui astfel de sistem contribuie la reducerea erorii umane, la cresterea productivitatii individuale si la diminuarea costurilor operationale.
• Implementarea unui astfel de sistem trebuie sa tinteasca si sa rezolve problemele foarte dureroase din firma legate de organizarea circulatiei documentelor. Daca sistemul este bine adaptat si executat, implementarea acestuia poate face minuni.
• Daca sistemul nu ajuta direct si imediat utilizatorul final, in scurt timp acesta va incepe sa opuna rezistenta la utilizarea sistemului, iar orice avantaj se va transforma in povara.
• Activitatile oricarei firme pot fi divizate in doua mari categorii: aducatoare de bani (adica nemijlocit productive) si neaducatoare de bani (adica neproductive). Pentru ca sistemul de managementul documentelor sa aduca mai multi bani in firma este necesar ca activitatile direct productive sa fie automatizate, adica sa se execute mai repede si mai ieftin.
• Asigurarea bunei desfasurari a unui eveniment implica coordonarea a foarte multi factori. Succesul unui eveniment depinde in pondere de 75-80% de o excelenta organizare, iar o aplicatie de management al documentelor este solutia de care aveti nevoie.
• Prin firma se vehiculeaza contracte, precontracte, facturi, documente de plata, e-mail-uri cu diverse solicitari, notite cu cererile clientilor si multe alte tipuri de documente, toate acestea contribuind in egala masura la succesul unei activitati. Este foarte important ca aceste documente sa fie foarte usor de gasit si la indemana angajatilor.
• Este intelept sa pastrati si originalul documentelor. Niciodata nu poti sti ce surprize iti poate rezerva legislatia – mai bine sa fiti precauti!
• Folosind o astfel de solutie, angajatilor le este mult mai usor sa vada ce au de facut, sa fie la curent cu starea in care se afla desfasurarea contractelor, sa aiba in vedere solicitarile clientilor, chiar daca nu ei au fost cei care au discutat direct cu beneficiarii.
• Activitatile in companie devin mai previzibile. Veti putea sa faceti mult mai simplu un plan de lucru pentru o saptamana, o luna sau pentru un trimestru.

Un interviu pe care l-am dat revistei Market Watch http://www.marketwatch.ro/articol/3857/Lungul_drum_al_hartiei_catre_arhiva_electronica/

Viitorul arhivării electronice în România, şi nu numai, este unul promiţător. Dar care întârzie încă să se materializeze în varianta sa „legalizată“. Din acesta motiv, companiile care au trecut la stocarea documentelor în format electronic, le păstrează şi în format fizic, operând, practic, cu două arhive, cea electronică pentru lucrul intern, şi cea pe hârtie pentru a avea acoperirea juridică impusă de lege.

„În momentul în care vom şti clar cum putem păstra în deplină siguranţă şi pe termen lung documentele în formă electronică, putem transfera în spaţiul digital tot ceea ce ţine de hârtie în relaţiile cu şi din interiorul administraţiei publice“, declara la începutul lui 2007, cu ocazia Forumului Român de e-Guvernare, Varujan Pambuccian, preşedintele Comisiei IT&C din Camera Deputaţilor şi iniţiatorul Legii arhivării electronice. Tot domnia-sa preciza cu acea ocazie că „Trecerea de la documentele pe hârtie la documente în formă digitală va duce nu numai la reducerea masivă şi reală a birocraţiei şi la evitarea ghişeelor, ci şi la apariţia unor noi servicii private pentru companiile mici şi cetăţenii care nu au acces la calculator“.
Aşteptările erau mari, acum un an, mai ales că, în mai (la doar o lună de la forumul amintit), Legea arhivării electronice (135/2007) fusese în sfârşit validată, după un blocaj legislativ de aproape un an. Dar au urmat alte aşteptări, nefinalizate încă, pentru că reglementările şi metodologiile în aplicarea respectivei, care ar fi trebuit să intre în vigoare la trei luni de la intrarea în vigoare a legii, au fost supuse discuţiei abia la începutul lunii aprilie 2008. Şi nici la data scrierii acestui articol
(mijlocul lunii iulie) nu au fost finalizate, estimarile actorilor din industrie fiind că îşi vor face apariţia undeva în cursul anului viitor. (Precedente există – vezi normele metodologice ale Legii 451/2004 privind marca temporală.)

Avantaje incontestabile
În urma tuturor acestor întârzieri, speranţele legate de Legea arhivării electronice nu s-au năruit, ci doar s-au mai temperat puţin. Atât în rândul vendorilor şi editorilor de soluţii, care sperau că actul legislativ va exercita un „push“ în piaţă, cât şi a potenţialilor clienţi atraşi de avantajele incontestabile oferite de arhivarea electronică.
Beneficiile adoptării unei soluţii de arhivare electronică (integrată firesc într-un sistem de Document Management) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente, care pot elimina arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare. Dar câştigurile nu se rezumă doar la atât – o soluţie de DM poate oferi economii de timp şi câştiguri pe plan operaţional foarte importante, care pot reprezenta un avantaj competitiv important, iar pentru unităţile administrative ar asigura, în plus, transparenţa actului decizional atât de des invocată în cruciada împotriva birocraţiei.
Un alt aspect foarte important este acela că, în conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, documentele arhivate în condiţiile legii şi folosind semnătura electronică au aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie.
S-ar părea deci că se întrunesc toate premisele ca sfârşitul epocii dosarelor cu formulare alambicate, ştampilelor, a cozilor la ghişee şi goanei după semnături să înceapă să devină vizibil. Eliminarea depozitelor de acte, în creştere constantă odată cu dezvoltarea business-ului oricărei companii, ar fi devenit astfel o perspectivă perfect posibilă, controlul şi auditul putând fi realizate electronic, într-un timp mult mai scurt şi fără a mai bloca personal suplimentar. Unde mai pui că riscul pierderii unui document, al alterării lui se reduce considerabil, proporţional cu factorul de stres al celor răspunzători de soarta documentelor.

Avantaje parţiale
Pentru a ajunge la acest stadiu însă, o companie are de trecut prin probele impuse de ANRCTI, care nu-s deloc uşoare. Cum ar fi: acreditarea administratorului arhivei electronice de către ANRCTI; obţinerea de certificate digitale calificate pentru semnături electronice pentru persoanele care au dreptul să depună un document în arhiva electronică, apelarea, dacă este nevoie, la serviciile unui furnizor de marcă temporală, identificarea unui centru de date în care să depoziteze arhivă electronică autorizat de ANRCTI.
Prin urmare, realizarea unei arhive electronice „legale“ devine delicată, dacă nu problematică pe alocuri. Nicigând a se mai vorbi de presiunea pe care legislativul ar putea-o exercita asupra companiilor interesate în special de avantajul juridic al arhivării electronice.
În plus, în condiţiile în care normele de aplicare a Legii arhivării electronice nu sunt definitivate, nici normele metodologice de autorizare a centrelor de date în care se depozitează arhivele electronice, companiile care au deja o arhivă electronică şi au implementat un sistem de Document Management sunt nevoite să menţină şi o arhivă fizică a documentelor pentru acoperirea cerinţelor legale. Se pierd astfel exact avantajele invocate în textul legii, respectiv cel al reducerii costurilor de stocare şi costurilor de imprimare. Iar arhiva electronică deja existentă devine un instrument de lucru intern, fără relevanţă în exterior.
Este adevărat, într-o atare situaţie, se menţin toate avantajele induse de utilizarea unui sistem de Document Management, dar nu se poate renunţa la arhiva pe hârtie.

Ce spune piaţa
„Deducţia“ de mai sus poate părea una excesiv de pesimistă, nonconformă realităţii. Din acest motiv, am adresat câteva întrebări referitor la menţinerea dublei arhive (fizică şi electronică) şi la cât de dificilă este „legalizarea“ arhivei electronice a unei companii (respectiv, recunoaşterea valorii juridice a documentelor în format electronic) câtorva actori de pe piaţa locală. (Dar şi unei companii cu competenţe în domeniu ce activează în Germania, pentru a avea un termen de comparaţie.)
Iar răspunsurile confirmă, majoritatea, ipoteza dublei arhive şi, parţial, a lipsei de interes faţă de „legalizarea“ arhivei electronice. Cel puţin în stadiul actual în care se află piaţa de arhivare electronică şi Document Mangement în România.
De exemplu, Marius Vetrici, Managing Partner SoftMentor, este de părere că toate companiile care au implementat deja un sistem de arhivare electronică menţin şi o arhivă fizică, pentru acoperirea cerinţelor legale pierzând astfel avantajul reducerii costurilor de stocare şi nu numai. „Şi asta pentru că normele metodologice pentru aplicarea Legii arhivării electronice nr. 135/2007 se lasă încă aşteptate“, argumentează Vetrici.
Un punct de vedere asemănător, argumentat altfel însă, este cel susţinut de Radu Tomescu, Product Manager Document Management Docentris: „Stocarea documentelor într-o arhivă activă este în general foarte răspândită în cadrul companiilor din România. Acest lucru, din punctul de vedere al legiuitorului, este obligatoriu pentru o anumită categorie de acte cum ar fi facturi, contracte, chitanţe etc. În schimb, legat de celelalte acte, companiile ridică mai multe probleme printre care: încrederea în calitatea serviciilor furnizate de anumite companii de profil, probleme legate de confidenţialitatea informaţiilor, precum şi obişnuinţa angajaţilor de a căuta în continuare după documente prin bibliorafturile companiei în care activează. Nu am făcut încă o statistică a companiilor din România care practică acest lucru, dar putem să spunem că, dintre implementările pe care Docentris le prezintă, aproximativ 30-40% dintre ele sunt companii care îşi menţin o arhivă activă de documente: materiale de marketing, dosare cu oferte, schiţe, planuri şi proiecte imobiliare ş.a.m.d.“
Deşi dubla arhivare este mai costisitoare, Dan Rizea, General Manager Xsor IT, susţine că se obţin totuşi economii: „Majoritatea companiilor de pe piaţă care implementează un sistem de arhivare electronică menţin în paralel şi o arhivă fizică pentru acoperirea cerinţelor legale. Însă arhiva fizică în aceste condiţii poate fi depozitată în altă locaţie decât locaţia principală, o locaţie ce presupune costuri mai mici. Prin urmare se menţine avantajul reducerii costurilor de stocare.“

„Argumente” pentru menţinerea hârtiei
Motive pentru dubla arhivă sunt deci: normele metodologice care întârzie, neîncredrea în calitatea serviciilor de arhivare electronică, constrângerile legale etc.
Dar mai există şi altele, la fel de importante, nominalizate de Andrei Gosman, director Magnet Software: „Dintre clienţii noştri, toată lumea păstrează şi arhiva pe hârtie, pentru necesităţile legale, folosind arhiva electronică pentru lucrul cu documentele curente. Unul dintre principalele motive este faptul că nimeni nu este dispus să-şi asume riscul de a ajunge, de exemplu, într-o instanţă cu un document (contract) semnat electronic şi să constate că acel document nu este valabil, chiar dacă semnătura electronică a firmei este emisă de o autoritate de certificare recunoscută legal. După parerea mea, este mai mult o problemă legată de mentalitate, dar şi de cadrul nostru legislativ, în care nu se ştie niciodată ce surprize pot apărea. Un alt motiv pentru care nu se lucrează integral cu documente electronice este şi lipsa modulelor de workflow al documentelor la un preţ accesibil. Un modul de workflow, în care clientul îşi poate configura integral fluxul de documente este de mare ajutor, bineînţeles împreună cu implementarea semnăturii electronice la nivelul întregii companii. În acest mod, se poate crea un document complet electronic, din etapa de creare iniţială şi până în cea de emitere finală. Totodată, trebuie menţionată răspândirea foarte scăzută a intrumentelor EDI, lucru care obligă foarte multe companii la costuri suplimentare (de exemplu, procesul de introducere într-o soluţie ERP a facturilor de la furnizori). Dacă furnizorii de soluţii ERP ar accelera implementarea EDI în soluţiile lor, sunt convins că am asista la reduceri de costuri substanţiale din partea clienţilor lor, precum şi la o operativitate crescută.“

Problema costurilor „legalizării”
În ceea ce priveşte costurile, părerile sunt împărţite. „Teoretic, partea cea mai dificilă a «digitizării» unei arhive clasice este etapa de scanare a documentelor şi indexarea lor (introducerea unor câmpuri cu date-cheie aferente documentului). Odată ce arhiva există în format electronic, iar datele de indexare sunt corect introduse, lucrurile devin mai simple, pentru că procesele ulterioare pot fi automatizate. Lipsa normelor de aplicare a Legii arhivării electronice face atât «legalizarea» arhivei electronice, cât şi calculul oricăror costuri aferente imposibile în acest moment. Nu este exclus ca anumite cerinţe de securitate şi conformitate să dubleze sau să tripleze costurile de operare ale unei arhive electronice“, susţine Vetrici.
Un punct de vedere diametral opus este susţinut de directorul Magnet Software: „Presupunând că o companie ar avea implementată o soluţie de arhivare electronică şi arhiva este deja realizată în format electronic, «legalizarea» ei – aplicarea unui certificat pe fiecare document electronic – este o operaţie foarte simplă care presupune doar câţiva paşi din partea administratorului de sistem. Costurile ar fi egale doar cu costul certificatului digital.“
Radu Tomescu, Docentris, adoptă calea de mijloc: „Costurile unui astfel de proiect sunt greu de estimat dat fiind faptul că oferta de echipamente şi software variază. Depinde foarte mult şi de amploarea implementării.“
Opinie susţinută şi de Dan Rizea, Xsor IT: „În momentul de faţă este practic imposibil să legalizezi o arhivă electronică din simplul motiv că nu există încă metodologii de aplicare ale legii arhivării electronice. Costurile şi durata pentru realizarea unei arhive electronice (şi, implicit, pentru legalizarea acesteia) sunt proporţionale cu dimensiunea arhivei fizice a companiei respective. Pentru realizarea arhivei electronice sunt mulţi parametri de care trebuie ţinut cont: volumul de arhivă, starea documentelor, formatul acestora, modul de arhivare etc.“

Există totuşi speranţe
Am putea trage concluzia că „legalizarea“ arhivei electronice, în cazul companiilor care deţin aşa-ceva, nu va fi un fenomen foarte frecvent. De altfel, unul din respondenţii menţionaţi anterior ne-a precizat că nu a sesizat un interes în piaţă pentru aşa ceva. Dar… Există şi contraargumente, de exemplu, Andrei Gosman susţine că există semnale planuri pentru un asemenea demers venite din partea clienţilor companiei. Totul depinde însă de când vor intra în vigoare normele metodologice ale Legii arhivării electronice.

Radu Ghiţulescu

Interviu aparut in Business Standard http://antreprenor.money.ro/urmatorul_pas_biroul_fara_hartii-52109.html

In anul trei de facultate, Marius Vetrici si-a infiintat propria firma de software, Soft Mentor, care a ajuns sa se bata cu companii mari precum EMC, Microsoft sau IBM. Solutiile sale de gestiune, arhivare electronica si management al documentelor sunt 100% romanesti, un avantaj puternic care il ajuta sa faca fata cu succes competitiei de pe piata.

“E o firma mica si dezvolta software pentru companii mari”, isi caracterizeaza scurt Marius Vetrici propria afacere. Conceptul si implementarea solutiilor dezvoltate de compania sa sunt 100% autohtone, ceea ce ii permite sa fie foarte flexibil in stabilirea preturilor. De aici, avantajul sau competitiv fata de companiile mari producatoare de software, care se afla in Romania prin intermediul importatorilor. Momentul care l-a determinat sa devina propriul sau sef a fost in 2003, cand statul roman a inceput sa acorde gratuitati studentilor la infiintarea de firme. “In ziua in care ordonanta Guvernului a intrat in vigoare, eu am fost prezent la Registrul Comertului. Mare mi-a fost dezamagirea cand doamnele de la ghiseu mi-au spus sa revin in trei saptamani, pentru ca nu primisera inca normele de aplicare a legii. Am revenit, am depus toate actele si peste inca o luna aveam firma infiintata”, isi aminteste fondatorul Soft Mentor. Initial, nu a avut nevoie de resurse financiare mari, decat pentru un calculator, pe care sa poata dezvolta softwareul, si pentru niste pliante publicitare, iar banii necesari pentru acestea i-a economisit din salariul sau de programator. Prima si cea mai mare problema cu care s-a confruntat a fost cum sa gaseasca si sa atraga clienti. “In prima etapa, mergeam personal pe la o multime de firme mari si mici, lasam pliante promotionale si incercam sa stabilesc intalniri, pentru a face o prezentare.

Nu aveam un laptop, asa ca, la prezentare, veneam cu CD-ul, instalam softwareul pentru gestiune de stocuri pe calculatorul clientului si ii faceam acolo prezentarea”, povesteste Marius Vetrici. Abia mai tarziu, o parte a investitiilor sale s-au indreptat catre publicitatea online, ceea ce a dus la multiplicarea vanzarilor de cateva ori. In prezent, peste 50% din vanzarile Soft Mentor sunt catre clienti veniti de pe internet. Neglijarea internetului in faza de inceput a afacerii a fost o greseala, pe care, spune Marius, a observat-o ulterior la multi alti antreprenori. “Am amanat construirea site-ului firmei aproximativ un an si jumatate, pe motivul «clientii mei inca nu au internet, iar eu nu vreau sa afle concurenta ce fac eu». Am realizat mai tarziu ca site-ul este un instrument de monitorizare a pulsului firmei. Acesta este utilizat atat de clientii potentiali pe care nici nu banuiesti ca ii poti avea, cat si de viitorii angajati inainte sa vina la interviu”.

Investitia totala in companie se ridica la 40.000 de euro, bani folositi pentru cumpararea de licente software, inregistrarea si promovarea marcilor si infrastructura (echipament hardware, retea, centrala telefonica), dar si pentru amenajarea biroului companiei. Intreaga suma insa a fost recuperata pana la sfarsitul anului trecut. Compania a realizat anul trecut o cifra de afaceri de 150.000 de euro si un profit de 30.000 de euro.

“Anul acesta vrem sa marim rentabilitatea firmelor. Cel mai probabil insa vom inregistra si o marire a cifrei de afaceri cu 20-30%”, explica Vetrici. Pe viitor, cei doi asociati vor sa dezvolte o retea de distributie pentru produsele proprii la nivel mondial cu ajutorul firmelor de arhivare clasica, a celor de consultanta pentru managementul calitatii si a firmelor de software care realizeaza implementari. Daca ar fi sa o ia de la capat, Marius Vetrici ar alege tot softwareul, pentru ca este ceea ce ii place cel mai mult. In plus, ar mai investi in doua domenii: in productia de energie alternativa si in oamenii talentati.

30% > cresterea afacerii in 2008
Urmatorul >obiectiv, dezvoltarea unei retele de distributie la nivel mondial

Context 
Productivitatea firmei creste cu 30% In tarile foarte dezvoltate se vehiculeaza deja termenul “paperless office”, adica “biroul fara hartie”. Notiune este de domeniul stiintifico-fantastic pentru multe institutii sau afaceri, dar, crede Marius Vetrici, presiunea de a fi mai eficient, necesitatea de a regasi rapid documentele si viitoarele reglementari ecologice in ceea ce priveste consumul de hartie vor determina o crestere a implementarilor de solutii de arhivare electronica si de management al documentelor. Conform estimarilor companiei Siveco, care, la randul sau, dezvolta astfel de solutii, pentru o firma care implementeaza aceste aplicatii, timpul pentru crearea si gestionarea documentelor scade cu aproximativ 60%, in timp ce productivitatea creste, in medie, cu 30%. De asemenea, timpul alocat diverselor procese de lucru este eficientizat cu peste 25%, arhiva fizica de documente si spatiul de stocare a acesteia se reduc cu pana la 50%. Acest tip de solutii se adreseaza oricarei firme sau institutii care doreste sa gestioneze intr-o maniera integrata documentele, oamenii responsabili de acestea si sarcinile pe care le au. “Tot mai multe companii si institutii isi pun problema formalizarii si optimizarii procedurilor interne de lucru si trecerea arhivei existente de documente in format electronic. Este interesant de observat numarul tot mai mare de licitatii pe care le initiaza institutiile publice in vederea arhivarii electronice a documentelor sau pentru achizitionarea de sisteme de managementul documentelor. Situatia s-a imbunatatit simtitor pe piata in ultimii doi ani”, considera fondatorul Soft Mentor. In momentul de fata, concurenta sa este formata din firmele software producatoare de sisteme de arhivare electronica si managementul documentelor, precum EMC, Microsoft, IBM.