Registratura electronica – lucrul cu sarcini

Posted on February 24, 2012 by mariusvetrici

Astazi este cel de-al treilea articol din studiul de caz pe Registratura electronica. Primele doua le gasiti aici si aici.

Astazi vom vorbi lucrul cu documente si crearea de versiuni noi, despre alocarea documentelor pe angajati si crearea de sarcini, despre traseul pe care-l parcurge un document si despre trasabilitate.

Sarcini – alocarea documentelor pe angajati

In fereastra Proprietatile documentului, pagina „Sarcini” va conţine o listă cu sarcinile ce trebuie indeplinite cu un anumit document (figura 1). Pentru fiecare sarcina se poate vedea persoana responsabila, departamentul, starea sarcinii si termenul de realizare.

Figura 1: Fereastra Document – pagina Sarcini

La apăsarea pe butonul Adaugare sarcina se va deschide fereastra din figura 2:

Figura 2: Fereastra de adăugare sarcini

Câmpul Id sarcină se va completa automat de sistem şi va numerota sarcinile asociate unui document începând cu numărul 1.

Câmpul Stare conţine starea curentă: Nefinalizată, Finalizată, Anulată. Tranziţia între cele trei stări poate fi făcută arbitrar de orice utilizator care are drepturi să modifice sarcini.

Câmpurile Departament responsabil şi Persoană responsabilă indică responsabilul de sarcina respectivă. Responsabilul poate fi o anumită persoană, sau un întreg departament.

Câmpul Creată de va afişa numele persoanei care a creat sarcina şi data la care a fost creată.

Pagina Versiuni

In cadrul procesului de lucru cu documentul, acesta va suferi mai multe modificari din partea angajatilor. Aplicatia noastra retine toate versiunile intermediare prin care s-a trecut si permite revenirea la oricare versiune din trecut.

Pagina „Versiuni” va conţine o listă cu toate versiunile documentului; o versiune va fi descrisă de: numărul versiunii, data, persoana care a stocat noua versiune, şi comentarii. Pentru a vizualiza o anumită versiune a documentului, se va face dublu click pe linia corespunzătoare din tabel. Vezi figura 3:

Figura 3: Fereastra “Document” – pagina “Versiuni”

Traseul unui document – trasabilitate

Raportul cu traseul documentului conţine istoricul tuturor operaţiilor efectuate cu acest document, istoricul modificării valorii tuturor câmpurilor documentului şi istoricul manipulării sarcinilor asociate acestui document. Vezi figura 4:

Figura 4: Raportul cu traseul unui document

Raportul cu trasabilitea documentului permite atat diagnosticarea unor probleme/intarzieri, cat si optimizarea proceselor interne.

Interfata utilizator registratura electronica

Posted on February 17, 2012 by mariusvetrici

Astazi va prezint interfata utilizator pe care am creat-o aplicatiei de registratura electronica si secretariat. Daca ati ratat partea 1 a articolului o gasiti aici.

Fereastra „Intrare document”

Figura 1: Fereastra „Intrare document”

La introducerea unui document nou primit de la cineva se vor introduce lucruri precum data receptiei, data si numarul de la expeditor, persoana sau departamentul caruia ii este adresat acest document. Cel care primeste documentul va primi automat o sarcina din partea sistemului care il notifica. Daca e cazul, documentul poate fi alocat din start mai multor responsabili. Tabelul 1 de mai jos detaliaza toate campurile ferestrei:

Tabelul 1: Câmpurile din fereastra „Document de intrare”

Câmp	Descriere
Data intrare	Data înregistrării documentului de intrare.
Număr de legătură	Numărul documentului de care este legat documentul de intrare.
Număr expeditor	Numărul alocat de către expeditorul documentului d eintrare.
Data expeditor	Data documentului de la expeditor.
Mod primire	Modul în care a fost primit documentul.
Expeditor	Numele expeditorului documentului de intrare.
Rezumat document	Conţinutul pe scurt al documentului.
Responsabil – Departament	Departamentul pentru care se va crea sarcina.
Responsabil – Persoană	Persoana pentru care se va crea sarcina.

La salvarea documentului, acestuia i se va aloca un număr dintr-o serie de numere selectată în funcţie de anul corespunzător câmpului Data intrare. O fereastra de informare (figura 2) va anunţa utilizatorul ce număr de înregistrare a primit documentul. Tot de aici utilizatorul are posibilitatea să scaneze documentul sau să-l importe ca fisier de pe disc.

Figura 2: Fereastra de informare

Fereastra „Ieşire document”

Figura 3: Fereastra „Ieşire document”

Fereastra „Ieşire document” (figura 5.3) va conţine câmpurile ce trebuie completate la înregistrarea unui document care este trimis catre o alta persoana fizica sau juridica.

La fel ca la documente intrate, la salvare documentului i se va aloca un numar unic, dupa care acesta va putea fi scanat sau importat.

Câmpurile ferestrei sunt descrise în tabelul 2:

Tabelul 2: Câmpurile din fereastra „Ieşire document”

Câmp	Descriere
Data document	Data înregistrării documentului de ieşire.
Număr de legătură	Numărul documentului de care este legat documentul de ieşire.
Data expediere	Data expedierii documentului de ieşire.
Nume destinatar	Numele destinatarului documentului de ieşire.
Mod expediere	Modul în care se expediază documentul.
Expeditor – Departament	Departamentul care trimite documentul.
Expeditor – Persoană	Persoana care trimite documentul.
Rezumat document	Conţinutul pe scurt al documentului.

Secţiunea „Căutare document”

Pentru căutarea unui document, se completează câmpurile de căutare, după care se apasă pe butonul „Căutare”. Vezi figura 4 pentru imaginea exactă a câmpurilor de căutare.

Figura 4: Căutare documente

Cautarea documentelor se face dupa toate campurile disponibile. Printre altele, aceasta interfata permite angajatilor sa-si planifice activitatea si sa vada ce sarcini au de indeplinit astazi, saptamana curenta sau luna curenta; ce sarcini sunt in intarziere si ce sarcini au fost finalizate.

Registratura electronica

Posted on February 10, 2012 by mariusvetrici

Incepand cu articolul de astazi voi prezenta un studiu de caz despre cum am implementat registratura electronica la un client de-al nostru. Subiectul fiind ceva mai vast, va fi tratat in mai multe postari.

Ce este registratura electronica

Registratura este acea parte a unui secretariat prin care trec toate documentele care intra si ies dintr-o companie/institutie si unde sunt inregistrate si numerotate unic. Documentele de intrare (primite) sunt redirectionate catre persoana sau departamnetul potrivit, iar documentele de iesire (trimise de catre companie) sunt expediate de catre cei de la registratura.

La registratura poti afla informatii precum, cate documente s-au primit/emis intr-o perioada, catre cine/de la cine, ce documente s-au primit si asteapta raspuns, care este documentul de raspuns aferent unui document receptionat, cum au fost primite/expediate documentele, etc.

Registratura operează cu două tipuri de documente:

Documente intrate
Documente ieşite.

Lucrul cu documente de intrare

Pentru documentele intrate, înregistrate la registratură, documentele vor parcurge trei etape:

În aşteptare – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
În lucru – documentul a fost dat în lucru.
Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 1 de mai jos ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 1. Etapele de lucru asupra unui document de intrare

Documentele de intrare înregistrate de către secretariat intră automat în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisă în capitolele ulterioare.

Lucrul cu documentele recepţionate pe fax

Pentru documentele intrate recepţionate pe fax documentele vor parcurge patru etape:

Preluat – documentul a fost recepţionat pe fax şi a fost preluat de către sistem.
În aşteptare – documentul a fost înregistrat de către secretariat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
În lucru – documentul a fost dat în lucru.
Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 2 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 2. Etapele de lucru asupra unui document de intrare recepţionat pe fax

De fiecare dată când un document de intrare este primit pe fax, el este preluat automat de sistem şi intră în starea „Preluat”. Pentru documentele aflate în starea „Preluat” utilizatorul de la secretariat trebuie să introducă datele de înregistrare, după care să comute documentul în starea „În Aşteptare”.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisa ulterior.

Etapele de lucru cu documentele ieşite

Documentele ieşite vor parcurge două etape:

De trimis – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie expediat.
Expediat – documentul a fost expediat.

Figura 3 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 3. Etapele de lucru asupra unui document de ieşire

Când secretariatul înregistrează un document de ieşire, acesta va intra automat în starea „De trimis”. În momentul în care un document de ieşire este expediat efectiv, atunci el va fi trecut de către secretariat în starea „Expediat”.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare.

Interfaţa cu utilizatorul pentru registratura electronica va fi descrisa in articolul de saptamana viitoare.

Arhivare electronica

Timpul e pentru bani, nu pentru plimbat hartoage

Monthly Archives: February 2012