Recunosc aici si acum ca nu am avut doar vanzari “rasunatoare”, “de succes”, catre “jucatori importanti” (nu, nu ma refer la fotbal )

Acum 3 ani am fost solicitati de o mare si importanta institutie publica sa discutam despre o aplicatie de gestiune a mijloacelor fixe. Dupa ce am inchis subiectul initial, stiind ca e vorba de institutie, adica birocratie, adica multa hartie, am deschis si subiectul arhivarii electronice.

Si cum ne ajuta arhivarea electronica pe noi? – am fost intrebat. Pai sa vedeti, zic eu, stiti… documentele pe hartie, le putem scana ca sa le gasiti usor si repede.

Greu cu scanatul, zice doamna cu care vorbeam. E valoare mare, trebuie aprobare, licitatie… E adevarat ca noi editam multe documente pe calculator, dar e complicat cu scanatul.

Si stiti, zic eu, puteti sa aduceti ordine in institutie si fara scanare. Aveti posibilitatea sa arhivati electronic chiar si fisierele pe care le creati dumneavoastra (raspunsurile redactate in word, calculele in excel, etc.) Nu o sa mai aveti mii de fisiere imprastiate pe sute de calculatoare, ci o singura arhiva electronica, ordonata riguros.

Pai nu e cazul, zice doamna, ca noi nu avem multe fisiere.

Pai spuneati ca se editeaza foarte multe documente pe calculator in fiecare zi, ii reamintesc eu.

Asa este, dar noi nu avem multe fisiere cum spuneati dumneavoastra.

Cum vine asta, intreb eu. Creati fisierele, le tipariti si nu le mai salvati pe calculator?

Ba dimpotriva, zice doamna, noi salvam fiecare document pe care-l tiparim, ca sa putem sa-l modificam daca e cazul.

Si cum le salvati daca nu aveti multe fisiere? intreb eu complet contrariat.

Stiti, angajatii nostri au pe calculator un singur fisier word. Atunci cand mai trebuie sa emitem o adeverinta sau ceva, deschidem acel word, mergem la finalul documentului, mai adaugam o pagina si scriem acolo adeverinta.

Ahaaaa, zic eu incepand sa ma luminez, in acelasi timp intunecandu-ma la fata. Cred ca inteleg! Cand tipariti adeverinta, aveti grija sa tipariti pagina 102 si 103, nu-i asa?

Cam asa ceva, zice doamna.

Evident, propunerea mea de a salva fiecare document in cate un fisier separat, care sa fie arhivat electronic a intampinat o puternica rezistenta. Asa ca pur si simplu am lasat balta afacerea cu acest client.

 
Tine minte!
DocuMentor solutia noastra de arhivare electronica ajuta angajatii firmelor sa reduca timpul de cautare al unui document de la 3 minute la 5 secunde!